Office Mitarbeiter*in

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können – an einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas, auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist.

In der WU Executive Academy ist der Bereich „berufsbegleitende Weiterbildung und Führungskräfteentwicklung“ gebündelt. Unser Ziel: Individuen und Organisationen auf ihrem Weg zum Erfolg nachhaltig zu unterstützen.

About the role

• 32–40 Stunden/Woche
• Befristet für die Dauer von 2 Jahren, ab 05.10.2026

Responsibilities

• Studienprogramme administrieren: Sie unterstützen den reibungslosen Ablauf unserer Programme im Bereich Studienmanagement und Administration.
• Moodle & Co: Sie arbeiten mit State-of-the-Art IT-Tools wie MS 365, Moodle, Confluence, Studienverwaltungssystemen und CRM und erweitern kontinuierlich Ihre Kenntnisse.
• Kommunizieren: Sie agieren als Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner*innen auf Deutsch und Englisch.
• Materialien recherchieren und bestellen: Sie übernehmen die Recherche und Bestellung von Lehrmaterialien, Büromaterial und Fachliteratur.
• Im Backoffice anpacken: Sie unterstützen als Teil des Teams dabei, sich um das Wohl der gesamten Organisation zu kümmern. Zum Tagesgeschäft gehören u.a. das Betreuen der zentralen Post- und Telefonstelle, das Vorbereiten von Meetingräumen sowie die Abwicklung verschiedener Versand- und Druckaufträge.

Requirements

• Erste Berufserfahrung: Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld gesammelt.
• Sprachkompetenz: Sie kommunizieren professionell und selbstbewusst in Deutsch und Englisch – sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Eigeninitiative und Teamgeist: Sie packen gerne an, erkennen eigenständig, was zu tun ist und genießen gleichzeitig die Zusammenarbeit mit vielfältigen Persönlichkeiten.
• Organisationstalent: Sie strukturieren Ihre Aufgaben präzise und behalten den Überblick.
• Dienstleistungsorientierung: Ihre hohe Servicebereitschaft und Ihr Blick für die Bedürfnisse anderer bringen Sie gerne in einem starken Team ein.
• Flexibles Arbeiten: Sie mögen Routineaufgaben ebenso wie die Herausforderung spontaner Anfragen und können diese geschickt priorisieren. Gelegentliche Einsätze bei Abendevents sehen Sie als willkommene Abwechslung.
• Technische Affinität: Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und arbeiten gerne mit unterschiedlichen IT-Plattformen.
• Abgeschlossene Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene Schulausbildung.

Benefits

• 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
• Sinnstiftende Arbeit in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Pay

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.581,20 Euro brutto (bei Vollzeit). Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen.