Office Koordinator*in

Wirtschaftsuniversität WienBüro, Verwaltung, SachbearbeitungTeilzeitPublizierung bis: 05.08.2026 Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am Department für Marketing Teilzeit, 20 Stunden/Woche Ab 01.09.2026 befristet bis 31.12.2027 Sie haben Freude daran, Organisations- und Administrationsaufgaben zu erledigen, Events zu planen und Social Media strategisch zu optimieren? In dieser abwechslungsreichen Funktion unterstützen Sie einerseits die Kommunikation und den Außenauftritt des Departments für Marketing und sind andererseits verantwortlich für den Erfolg der Marketing Research Seminar Series (MRSS). Sie agieren als kommunikativer Dreh- und Angelpunkt im Department für Marketing und arbeiten als Schnittstelle zwischen Verwaltung, Wissenschaft und Studierenden. Was Sie erwartet Marketing Research Seminar Series (MRSS) koordinieren: Sie managen mit Budgetverantwortung die englischsprachige MRSS und sind dabei u.a. zuständig für Raumbuchungen, Informationsaussendungen, sowie die 360°-Organisation des Aufenthalts der internationalen Gastprofessor*innen (u.a. Flüge und Hotel buchen, Abrechnungen, usw.).Veranstaltungsorganisation: Sie unterstützen die Organisation bei wiederkehrenden Veranstaltungen (Konferenzen, Informationsveranstaltungen, Onboarding Events, Graduierungsfeier,…) und planen Klausurtagungen sowie interne und externe Veranstaltungen des Departments.Kommunikation und Content Creation: Sie unterstützen die Medienarbeit des Departments durch die Gestaltung und Umsetzung unserer Kommunikationskanäle. Dabei verfassen Sie ansprechende Texte in Deutsch und Englisch auf Basis der von den Kolleg*innen aus dem Department gelieferten Inhalte, erstellen und bearbeiten visuelle Inhalte und setzen unsere Content-Strategie aktiv um.Bestellungen tätigen und prüfen/Department-Equipment warten: Sie koordinieren Anforderungen an unsere Department-Infrastruktur (Drucker, Kaffeemaschine,…) und kümmern sich darum, dass die entsprechenden Lieferungen richtig erbracht und abgerechnet sind bzw. die Waren am Department vorhanden sind (z.B.: Kaffee, Tee, Milch, Obst, Büromaterial). Was Sie mitbringen Abgeschlossene Ausbildung: Sie verfügen im Idealfall über einen Maturaabschluss oder eine Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt.Einschlägige Berufserfahrung: Sie bringen organisatorisches Talent und mehrjährige Berufserfahrung mit, idealerweise im universitären Umfeld.Unser Team ergänzen: Sie fügen sich kollegial ins Team ein.Medienarbeit: Sie haben Erfahrung mit Social Media oder trauen sich zu, die wichtigsten Fähigkeiten dafür in kurzer Zeit aufzubauen, z.B. LinkedIn.IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und Adobe, und haben Interesse, für Website-Aktualisierungen Typo-3 zu lernen. Selbständig und teamfähig: Sie sind eigeninitiativ, erkennen, wo man anpacken muss und haben gleichzeitig Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Charakteren. Sprachkompetenz: Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.Zahlenaffin: Sie besitzen ein Talent für Budgetkoordination. Bewerbungsdokumente CVMotivationsschreibenLinkedIn Content-Creation: Durchforsten Sie den LinkedIn-Auftritt von „Department of Marketing – WU Vienna“ hinsichtlich ungenutzter Potenziale und entwickeln Sie auf Basis Ihrer Erkenntnisse einen LinkedIn-Beitrag, der eine identifizierte Chance gezielt aufgreift. Reichen Sie diesen gemeinsam mit Ihrer Bewerbung in einem Format (z. B. PDF, PowerPoint oder Bilddatei) ein, welches Ihrer Ansicht nach die Inhalte und Ideen am besten präsentiert. Was wir Ihnen bieten 6 Wochen Urlaub/ErholungszeitFlexible Arbeitszeiten im Rahmen der GleitzeitMobiles ArbeitenVielfältiges Angebot an WeiterbildungZahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-RabattenSinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen ArbeitsklimaArchitektonisch herausragender, moderner Campus mitten in WienInspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 StudierendenSehr gute öffentliche Erreichbarkeit Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits Das monatliche Mindestentgelt beträgt 1.496,75 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an. Wollen Sie Teil der WU werden? Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 05.08.2026 (Kennzahl: 2865). Wir freuen uns auf Sie! Die WU schätzt Diversität und Inklusion und bemüht sich aktiv um ein vielfältiges Team. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Profil unseren Anforderungen entspricht? Bewerben Sie sich trotzdem! Frauen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt aufgenommen. Bewerber*innen mit Behinderungen werden in allen Phasen des Bewerbungsprozesses unterstützt.