HR Administrative Analyst (Temporary)

Reporta a: Head de HR
Tipo de contrato: Término fijo por tres (3) meses
Ubicación: Chía, Cundinamarca

Propósito del cargo

Apoyar al área de Recursos Humanos en la creación, organización, actualización y custodia de las historias laborales de los colaboradores activos y retirados, garantizando que el archivo físico y digital se encuentre completo, ordenado, actualizado y disponible para consulta autorizada. Este cargo requiere un manejo cuidadoso y confidencial de la información, así como una alta capacidad de organización, planificación y seguimiento.

Responsabilidades principales

• Crear las carpetas físicas y digitales de los colaboradores de acuerdo con la estructura y nomenclatura definidas por el área de Recursos Humanos.
• Organizar, clasificar y archivar los documentos que conforman la historia laboral de cada colaborador.
• Revisar que las historias laborales de los colaboradores activos y retirados se encuentren completas, actualizadas y correctamente organizadas.
• Digitalizar documentos laborales y asegurar su almacenamiento en las carpetas y repositorios correspondientes.
• Mantener consistencia entre el archivo físico y el archivo digital.
• Identificar documentos faltantes, duplicados, vencidos, ilegibles o archivados incorrectamente.
• Elaborar y mantener actualizado un control de documentos faltantes y pendientes por colaborador.
• Hacer seguimiento a la recepción de los documentos necesarios para completar las historias laborales.
• Organizar y custodiar el archivo histórico de los colaboradores retirados.
• Facilitar la ubicación de documentos cuando sean requeridos por el Head de HR, auditorías o procesos internos autorizados.
• Garantizar la confidencialidad, integridad y adecuada custodia de la información personal, laboral, salarial, médica y disciplinaria a la que tenga acceso.
• Cumplir las políticas institucionales relacionadas con protección de datos personales, gestión documental, conservación de documentos y seguridad de la información.
• Mantener el espacio de archivo físico ordenado, identificado y protegido.
• Informar oportunamente cualquier inconsistencia, pérdida documental, riesgo de confidencialidad o dificultad encontrada durante la revisión del archivo.
• Presentar avances periódicos sobre el número de carpetas creadas, revisadas, organizadas, digitalizadas y completadas.
• Apoyar otras actividades administrativas del área de Recursos Humanos y realizar las demás funciones relacionadas con el cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato.

Requisitos

Formación académica

• Técnico(a), tecnólogo(a) o estudiante de últimos semestres de Gestión Documental, Archivística, Administración, Recursos Humanos o áreas afines.

Experiencia

• Experiencia previa en gestión de archivos de Recursos Humanos e historias laborales.
• Experiencia organizando y custodiando archivos físicos y digitales.
• Conocimiento básico de gestión documental, protección de datos personales y manejo de información confidencial.
• Manejo de herramientas de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y plataformas de almacenamiento digital.

Competencias y habilidades

• Alto nivel de organización y planificación.
• Atención rigurosa al detalle.
• Discreción y alto grado de confiabilidad.
• Manejo responsable de información confidencial.
• Capacidad para seguir procedimientos y mantener criterios uniformes de archivo.
• Dinamismo, autonomía y orientación a la ejecución.
• Capacidad de seguimiento y cumplimiento de plazos.
• Comunicación clara, respetuosa y empática.
• Buena disposición para trabajar de manera cercana con el Head de HR.
• Orientación al servicio y al trabajo en equipo.

Resultados esperados durante los tres meses

• Carpetas físicas y digitales creadas y organizadas bajo una estructura uniforme.
• Historias laborales de colaboradores activos y retirados revisadas, clasificadas y actualizadas.
• Documentos faltantes identificados y registrados en un control de seguimiento.
• Archivo físico debidamente ordenado, identificado y protegido.
• Archivo digital completo, organizado y de fácil consulta para las personas autorizadas.
• Información laboral manejada con estricta confidencialidad y sin incidentes de seguridad.
• Entrega de un inventario final y reporte del estado de las historias laborales al cierre del contrato.