Gestionnaire des Assemblées et Vie Institutionnelle

Référence de l’offre : 096-2026-RSS – Poste à pourvoir dès que possible. Type d’emploi : emploi permanent, temps complet (39 heures hebdomadaires).

À propos du poste

Au sein de la Direction de l’Administration générale, le service Assemblées et Vie Institutionnelle organise et sécurise la préparation et la tenue des instances communautaires (Conseil Communautaire, Bureau Communautaire, Conseil Exécutif), en relation avec l’ensemble des Directions métiers compétentes. Le service est garant de la sécurité juridique des actes réglementaires (délibérations, décisions et arrêtés) produits par l’établissement, et assure le suivi de la vie institutionnelle (suivi et mise à jour des bases de données élus, des représentations au sein des commissions et organismes externes).

Lieu de travail : Siège de la Communauté d’Agglomération Pays-Basque à Bayonne (15 Avenue Maréchal Foch). Arrêts de transport en commun lignes Txik-Txak « Place des Basques » ou « Foch », parking véhicule et parking vélo à disposition. Organisation de travail : en bureau, télétravail au forfait (jusqu’à 30 jours par an après 3 mois d’ancienneté) avec horaires variables en fonction des obligations de service public et des pics d’activités liés aux réunions des assemblées.

Rattachement hiérarchique : Responsable du Service Assemblées et Vie Institutionnelle.

Responsabilités

• Préparer, gérer et suivre l’ensemble des actions liées à la préparation, l’organisation et la tenue des instances communautaires :
  • préparation et sécurisation juridique des dossiers de séance (ordre du jour, contrôle des projets de délibérations et de leurs annexes via l’outil de gestion dématérialisé) en collaboration avec les directions et services métiers,
  • convocation et transmission des dossiers de séance aux élus communautaires,
  • logistique et participation aux séances,
  • préparation et suivi des délibérations (télétransmission au contrôle de légalité, publication), formalités post-séance (procès-verbaux de séance, tenue des registres).
• Assurer le traitement des actes réglementaires (arrêtés et décisions) :
  • veiller à la qualité et la sécurité juridique des actes réglementaires : rédaction d’actes et relecture, contrôle des actes produits par les directions et les services, contrôle de légalité, publication, tenue des registres.
• Participer à la mise en place et au suivi d’un système de contrôle adapté (procédures, documents types, outils de traçabilité).
• Contribuer activement à l’organisation, la sécurisation et l’optimisation des processus administratifs et des circuits décisionnels.

Qualifications

• Très bonne connaissance du fonctionnement d’une intercommunalité, notamment en matière de fonctionnement des assemblées et du cadre juridique afférent.
• Compétences, et dans l’idéal justification d’une première expérience réussie, dans la préparation et l’organisation d’instances délibératives et la gestion des actes réglementaires.
• Aptitudes rédactionnelles et de synthèse.
• Maîtrise des logiciels bureautiques.
• Travail en transversalité et en collaboration avec les directions métiers.
• Méthode, rigueur et sens de l’organisation.
• Autonomie, disponibilité et discrétion.
• Capacité à gérer des pics d’activités et à respecter des délais contraints.
• Sens du service public.

Benefits

• Titres restaurant.
• Possibilité de prise en charge partielle des frais de mutuelle et de prévoyance.
• Possibilité de prise en charge du montant de l’abonnement de transport collectif.
• Actions du Comité des Œuvres Sociales : aide à la rentrée scolaire, chèques vacances, CESU, bons culture, etc.