Project Management Support - Officer

Functions / Key Results Expected

• Implementación de Proyecto
  • Ayuda a los Gerentes de Proyecto en la preparación de documentos de términos de referencia, MOA/MOU, planes de trabajo (contratación y personal), entre otros.
  • Ser enlace con partes interesadas como Adquisiciones en la gestión de órdenes de compra, contratos y solicitudes de pago.
  • Informar al Gerente de Proyecto sobre el estado del proyecto para identificar y gestionar riesgos y problemas.
  • Gestionar flujos de información, supervisar cambios, registros de riesgos y gestión de problemas mediante establecimiento de procedimientos de control de documentos.
  • Elaborar y mantener archivos de proyectos, incluyendo informes internos y externos.
  • Actualizar planes y comunicar cualquier desviación del plan.
• Gestión Financiera
  • Ayudar a los Gerentes de Proyecto en la preparación de presupuestos, revisiones y información financiera, asegurando que se cumplan con los procedimientos y normas de UNOPS.
  • Mantener el monitoreo del presupuesto del proyecto y gastos financieros, y velar por que los procedimientos administrativos estén en línea con el plan de trabajo y los acuerdos en curso.
  • Asesorar sobre la disponibilidad de fondos del proyecto para solicitudes, a través de la previsión mensual de requerimientos durante la vida del proyecto.
  • Asesorar a los Gerentes de Proyecto en la variación de presupuestos y preparar revisiones según sea necesario.
  • Preparar Grand Ledger Journal of Expenses (GLJEs) y garantizar la recuperación eficiente del costo de Locally Managed Direct Costs (LMDC)/Centralized Managed Direct Costs (CMDC) como se estipula en la base del proyecto.
  • Preparar informes financieros en estrecha coordinación con la oficina regional de la UNOPS (LCR) Finanzas, para apoyar los proyectos.
  • Revisar y asegurar la precisión de los documentos de apoyo financiero como se requiere para la aprobación a través de la Sede.
  • Gestionar el control de gastos de proyectos, previsión, revisión trimestral de las OP y cierre de los saldos que no se necesiten.
  • Gestionar la liquidación de las solicitudes de pago antes de su presentación a la Unidad de Finanzas.
  • Supervisar el presupuesto, pagos, órdenes de compra y contratos en el área de finanzas, compras, logística y recursos humanos.
  • Mantener registro de todos los documentos financieros de los proyectos de apoyo para los procesos de auditoría y revisión.
  • Supervisar el estado de las actividades de cierre del proyecto y comprobar la exactitud de los datos en el sistema ERP de UNOPS; informes de proyectos y la documentación correspondiente, preparada por el Proyecto.
  • Asistir en el cierre del proyecto apoyando en la preparación de documentos y tomar medidas financieras eficientes.
• Seguimiento del proyecto, Elaboración de Informes y Gestión del Conocimiento
  • Asesorar y apoyar durante la "fase de formulación" de nuevas iniciativas con enfoque en la garantía de calidad y control de calidad de los documentos del proyecto, costos y las consecuencias financieras, plan de implementación, los hitos y los indicadores de referencia y la adhesión a los procesos y procedimientos de aprobación de proyectos de la UNOPS.
  • Apoyar la ejecución de los planes de proyecto aprobados (incluido el establecimiento de hitos).
  • Mantener el flujo de información, distribuir y archivar notas y registros detallados del proyecto.
  • Apoyar la entrega de paquetes de trabajo y monitoreo de progreso.
  • Apoyar la recopilación de lecciones aprendidas según los formatos de informe definidos.
  • Garantizar la creación de capacidades locales en todos los niveles y oportunidades de apoyo a la gestión de proyectos.
  • Contribuir a la difusión y el intercambio de las mejores prácticas.

Education Requirements

• Required: Licenciatura (equivalente a Bachelor’s degree) en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Economía, Ingeniería Civil o en Construcción, Ingeniería Industrial o un campo relacionado.
• Desired: Maestría (equivalente a Master’s degree) en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Economía, Gestión de Proyectos o un campo relacionado.
• Required: Certificación en Project Management.

Experience Requirements

• Required: Mínimo 2 años de experiencia relevante en la gestión de información financiera y/o servicios de apoyo a proyectos de obras de infraestructura.
• Desired: Conocimiento comprobado de las normas y reglamentos de UNOPS en gestión de recursos humanos, adquisiciones, finanzas y administración.
• Desired: Experiencia en el Sistema de Naciones Unidas.
• Desired: Experiencia en la generación y compilación de informes complejos.