Wir haben Kommunikation nie gelernt

Über das Thema "Virtuelle Teams"

Virtuelle Zusammenarbeit beschreibt Teams, die nicht physisch an einem Ort arbeiten, sondern regional bis weltweit verteilt sind. Dieses Arbeitsmodell bewegt sich auf einem Kontinuum: Schon einfache E-Mails oder Videocalls zwischen verschiedenen Stockwerken zählen dazu. Je mehr Standorte, Länder, Sprachen und Kulturen involviert sind, desto komplexer werden die Abläufe. Fast jedes Unternehmen arbeitet heute zumindest teilweise virtuell.

Vollständig virtuelle Teams ermöglichen die tägliche Zusammenarbeit zwischen Kollegen in Tokio und Berlin. Der Hauptvorteil liegt im Zugang zu Fachkräften und Talenten, die nicht bereit sind, an einen bestimmten Standort zu ziehen. Unternehmen können so den bestmöglichen Kandidaten für eine Position finden, statt sich auf lokal verfügbare Bewerber zu beschränken. Besonders für Unternehmen in weniger attraktiven Städten oder Regionen ist dies entscheidend, um Positionen optimal zu besetzen.

Herausforderungen und Innovationshemmnisse

Kleinere Standorte zeigen oft eine größere Scheu vor Innovationen als Weltstädte. Doch auch große Konzerne wie Kodak und Nokia verloren ihre Marktführerschaft innerhalb weniger Jahre, weil sie sich nicht schnell genug anpassten. Die Geschwindigkeit des Wandels – nicht der Wandel selbst – ist das Problem. Während die Dampfmaschine 100 Jahre zur Verbreitung brauchte, vollzog sich die Smartphone-Revolution in nur drei bis vier Jahren.

Viele Unternehmen handeln erst, wenn Umsätze sinken oder die Konkurrenz überholt. Dabei wäre es sinnvoller, in guten Zeiten zu investieren und Prozesse zu verbessern. Ein "Point of No Return" ist erreicht, wenn keine Rückkehr mehr möglich ist. Die Digitalisierung wird oft als herannahender Tsunami beschrieben, doch viele Unternehmen haben die Dringlichkeit noch nicht erkannt. Ein Beispiel: In einem weltweit erfolgreichen Schweizer Konzern dauert die Vorbereitung einer Videokonferenz drei Wochen.

Lösungsansätze und Kommunikation

Evernote positioniert sich nicht als "Media Markt" mit Selbstlob, sondern als "Eye-Opener" für reale Probleme. Durch Business-Praxis-Papiere werden Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt. Statt mit Werbung zu prahlen, wird zunächst der Bedarf der Kunden analysiert und dann eine passende Lösung präsentiert. Ein zentrales Problem ist der "Triple Overload":

• Wissensarbeiter verbringen durchschnittlich 2,5 Stunden täglich mit der Suche nach Informationen – ein Drittel der Arbeitszeit.
• Bis zu 80 % der Arbeitszeit versickern in Kommunikationsabläufen wie E-Mails, Telefonaten, Messengern und Meetings.
• Mitarbeiter erhalten alle drei bis fünf Minuten eine Notification, was konzentriertes Arbeiten erschwert und Burnouts fördert.

Eine Hauptursache ist mangelnde Kommunikationskompetenz. Viele nutzen Tools falsch: Wichtige Probleme werden per E-Mail besprochen (die im Spam landen könnte), während das Telefon für Kleinigkeiten genutzt wird. Jedes Kommunikationstool hat spezifische Vor- und Nachteile, die selten bewusst eingesetzt werden.

Evernote hat eine interne Kommunikationsguideline eingeführt, die klare Regeln für den Einsatz von Tools vorgibt. Wichtige Nachrichten werden per SMS versendet, während WhatsApp für nicht dringende Informationen genutzt wird. Zudem sind E-Mails für Problemdiskussionen tabu – stattdessen werden Telefonate oder persönliche Gespräche bevorzugt. Auch Lesezeiten für E-Mails sind geregelt.

Anforderungen an virtuelle Teams

Unternehmen machen den Fehler, virtuelle Teams genauso zu rekrutieren wie lokale Teams. Die Anforderungen unterscheiden sich jedoch deutlich. Ein Programmierer, der viel Führung benötigt, ist für ein virtuelles Team ungeeignet. Ebenso brauchen Mitarbeiter in virtuellen Teams andere Persönlichkeitsmerkmale als solche in Büros mit vielen Ablenkungen.

Wichtige Fähigkeiten für virtuelle Teams sind Auffassungsgabe und Zuhörkompetenz. Jedes Teammitglied muss selbstständig verstehen, was bis wann zu erledigen ist. Bei Evernote wird dies im Recruiting getestet: Bewerber müssen zwei Interviewfragen per E-Mail beantworten. 60 % scheitern daran – entweder vergessen sie die Fragen oder schreiben zu lange Antworten. Wer im Vorstellungsgespräch nicht zuhören kann, wird es später auch nicht tun.

Zuhörkompetenz ist teilweise erlernbar, setzt aber die richtige Persönlichkeit voraus. Die Psychologin Carol Dweck unterscheidet zwischen "Fixed-Mindset" und "Growth-Mindset":

• Fixed-Mindset: Sucht die Schuld bei anderen, kann nicht mit Kritik umgehen und hat viele Ausreden für Fehler.
• Growth-Mindset: Sucht Fehler zunächst bei sich selbst, nimmt Kritik als Chance zur Verbesserung und geht Herausforderungen mutig an – auch mit dem Risiko zu scheitern.

Der ideale Mitarbeiter

Bei Evernote steht das Mindset im Vordergrund. Ein neuer Mitarbeiter muss nicht alles können, aber lernfähig sein und Herausforderungen annehmen. Der ideale Mitarbeiter:

• Ist flexibel einsetzbar und verlässt seine Komfortzone.
• Sieht seine Arbeit als Aufgabe und engagiert sich über das Pflichtmaß hinaus, z. B. durch längere Arbeitszeiten oder Wochenend-E-Mails, wenn nötig.
• Nutzt Arbeitszeit effizient, z. B. durch private Erledigungen am Nachmittag und spätere Korrespondenz mit internationalen Standorten.

Tools wie Evernote unterstützen dies, indem sie orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Unternehmen müssen verstehen, dass Kreativität nicht planbar ist und Mitarbeiter ihre produktivsten Phasen selbst gestalten können.