Verwaltungsmitarbeiter*in (d/w/m) im Sekretariat der Fachbereichsleitung Schulische Bildung und Sport und der Fachbereichsleitung Kultur, Weiterbildung und Hochschulen

About the role

Die Stadt Flensburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in (d/w/m) im Sekretariat der Fachbereichsleitung Schulische Bildung und Sport sowie der Fachbereichsleitung Kultur, Weiterbildung und Hochschulen. Die Stelle ist unbefristet mit 39 Wochenstunden zu besetzen (Teilzeit möglich bei passendem Arbeitszeitmodell) und wird in die Entgeltgruppe 6 TVöD eingruppiert. Der Fachbereich Schulische Bildung und Sport umfasst die Abteilungen „Allgemeine Abteilung“ und „Bildungs- und Sportbüro“. Der Fachbereich Kultur, Weiterbildung und Hochschulen besteht aus den Abteilungen „Volkshochschule“, „Stadtbibliothek“, „Kulturbüro“ und „Städtische Museen“. Dienstort ist Flensburg mit direkter Innenstadtlage und guter Verkehrsanbindung.

Responsibilities

• Umfassende Büroorganisation und Sekretariat für die Fachbereichsleitungen
• Koordinierung der täglichen Terminwahrnehmung für die Fachbereichsleitungen
• Bereitstellung von Vorlagen, Einladungen und Protokollen für die Ausschussarbeit des Fachbereichs im SD-Net (Ratsinformationssystem)
• Interne Postverteilung
• Verwaltung der Krankmeldungen des Fachbereichs
• Buchungsangelegenheiten des Fachbereichs
• Anmeldungen neuer Mitarbeiter*innen inkl. Beantragung aller benötigten Programme
• Erstellung von Dokumenten wie z. B. Dienstreisegenehmigungen

Requirements

Erforderliche Berufsausbildung (eine der folgenden):

• Abgeschlossene Berufsausbildung im öffentlichen Dienst als Verwaltungsfachangestellte*r (d/w/m)
• Abgeschlossene 1. Angestelltenprüfung
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellte*r (d/w/m), Kauffrau/-mann für Büromanagement (d/w/m) oder Hotelfachangestellte*r (d/w/m)

Bei ausländischen Berufsabschlüssen ist die Beifügung der Gleichwertigkeitsbescheinigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich.

Weitere Voraussetzungen:

• Flexibilität hinsichtlich der Aufgabenpriorisierung sowie selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und freundliches, verbindliches Auftreten
• Hohe Serviceorientierung
• Hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
• Gute Kenntnisse der Office-Programme Word, Excel, PowerPoint
• Nach Möglichkeit Erfahrungen im Umgang mit der Software „SD-Net“ und dem Dokumentenmanagementsystem ENAIO bzw. die Bereitschaft, sich darin einzuarbeiten
• Nach Möglichkeit Kenntnisse der Haushaltssoftware „H&H“ für eine Vertretungstätigkeit bzw. die Bereitschaft, sich darin einzuarbeiten
• Wünschenswert sind berufliche Erfahrungen in einem Sekretariat

Benefits

• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA)
• Übernahme der Entgeltstufe bei einem direkten Wechsel des Arbeitgebers aus dem öffentlichen Dienst
• Jährliche Sonderzahlungen
• Tauschtage im Rahmen des „Zeit-statt-Geld-Wahlmodells“
• Betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes
• Fort- und Weiterbildungsangebote sowie betriebliches Gesundheitsmanagement
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass
• NAH.SH-Jobticket oder Fahrradleasing
• Arbeitsplatz mit direkter Innenstadtlage und guter Verkehrsanbindung

Der Stadt Flensburg ist es ein wichtiges Anliegen, sich interkulturell zu öffnen. Deshalb werden Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund ausdrücklich begrüßt. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.