SECRETÁRIO EXECUTIVO

Sobre a Vaga A Saipem é líder global em engenharia e construção de grandes projectos para os sectores de energia e infraestruturas, tanto offshore como onshore. A Saipem está organizada como “One Company” através das linhas de negócio Asset Based Services, Drilling, Energy Carriers, Offshore Wind, Sustainable Infrastructures e Robotics & Industrialized Solutions. Sempre orientada para a inovação tecnológica, a missão da empresa é "Engenharia para um futuro sustentável". Neste contexto, a Saipem apoia os seus clientes na transição energética rumo ao Net Zero, através de tecnologias, processos e soluções cada vez mais sustentáveis e digitais. Cotada na Bolsa de Valores de Milão, está presente em mais de 50 países e emprega cerca de 30.000 colaboradores de mais de 130 nacionalidades. Comprometida com a promoção da diversidade e inclusão, a Saipem valoriza as diferenças como fonte de enriquecimento mútuo. A empresa promove e incentiva condições que permitem eliminar barreiras ao pleno desenvolvimento das pessoas, assegurando um ambiente de trabalho colaborativo, harmonioso, justo e inclusivo. Objectivo da Função Como Secretário Executivo, será responsável por prestar apoio administrativo, logístico e organizacional à Direcção ou ao Chief Operating Officer (COO), assegurando a gestão eficiente das agendas, comunicações, documentação e atividades de suporte executivo. A função exige elevados níveis de confidencialidade, organização e proatividade, desempenhando um papel fundamental na coordenação das atividades estratégicas e operacionais da liderança da empresa. Como pode apoiar-nos? Conheça as suas responsabilidades: Gerir de forma proativa a agenda da Direção ou do COO, assegurando a priorização adequada dos compromissos e a gestão eficiente de alterações e conflictos de agenda;Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas de voos, alojamento, transportes, vistos e demais requisitos logísticos;Actualizar e acompanhar o plano de trabalho da Direcção, monitorizando projectos, responsabilidades, compromissos e prazos;Gerir arquivos físicos e digitais, bases de dados de contactos, listas de distribuição e documentação institucional;Receber, filtrar e encaminhar chamadas telefónicas, correspondência física e eletrónica, garantindo um tratamento profissional e célere;Preparar, compilar, rever e formatar documentos, relatórios, apresentações e correspondência executiva;Prestar apoio administrativo e de secretariado à Direcção sempre que solicitado;Coordenar e acompanhar actividades de assistência técnica, administrativa e organizacional, assegurando o adequado encaminhamento dos assuntos tratados;Agendar, preparar e organizar reuniões, workshops, videoconferências e eventos corporativos, incluindo a gestão de meios tecnológicos e logísticos;Rececionar visitantes, parceiros institucionais e colaboradores, assegurando um atendimento profissional;Traduzir e rever documentos de reduzida complexidade entre Português, Inglês e Francês;Organizar e manter actualizados os sistemas de arquivo e gestão documental;Coordenar serviços de transporte, viaturas e motoristas para apoio às actividades da Direcção e dos Projectos;Acompanhar processos administrativos relacionados com compras internas, economato, recepção e distribuição de materiais;Apoiar a organização de eventos corporativos, reuniões institucionais e deslocações de colaboradores;Prestar assistência logística ao pessoal nacional e expatriado, incluindo apoio em aeroportos e deslocações em serviço;Coordenar reservas de viagens domésticas e internacionais, assegurando o cumprimento das políticas internas de viagem;Coordenar reservas de alojamento e serviços de apoio associados;Assegurar a confidencialidade e segurança das informações, documentos e dados tratados;Contribuir para iniciativas de optimização de custos e melhoria contínua dos processos administrativos;Cumprir e promover as normas de Qualidade, Segurança, Saúde, Higiene e Ambiente (QSSHA);Cumprir as políticas, procedimentos, regulamentos e directrizes internas da organização. O que procuramos? Formação Académica: Bacharelato ou Licenciatura em Gestão de Empresas, Relações Internacionais, Línguas, Administração, Secretariado Executivo ou áreas afins;Formação Complementar: Formação em Secretariado Executivo, Assessoria de Gestão, Protocolo Empresarial, Relações Públicas, Administração de Escritório, Compliance, Atendimento ao Cliente ou áreas relacionadas será valorizada;Experiência: Entre 2 e 8 anos de experiência em funções de secretariado executivo, assessoria de direcção ou apoio administrativo sénior;Idiomas: Fluência em Português e Inglês, oral e escrito; conhecimentos de Francês serão considerados uma mais-valia;Competências Técnicas: Gestão de agendas executivas, organização de eventos, coordenação logística, gestão documental e apoio administrativo;Competências Informáticas: Domínio do Microsoft Office 365 e de ferramentas de colaboração digital, incluindo Microsoft Teams, Zoom e plataformas de videoconferência;Competências Comportamentais: Elevado sentido de organização, discrição, confidencialidade, capacidade de gestão de prioridades, atenção ao detalhe, proatividade e excelentes competências interpessoais;Outros Requisitos: Capacidade para trabalhar sob pressão, em ambiente multicultural e com elevados níveis de exigência profissional. O que podemos oferecer-lhe? Contratação via agência;Integração numa empresa multinacional de referência no sector da energia e infraestruturas;Oportunidade de trabalhar directamente com equipas de liderança e participar em projectos estratégicos;Ambiente profissional dinâmico, multicultural e orientado para a excelência;Oportunidades de crescimento e progressão de carreira;Local de Trabalho: Luanda, Angola;Data de Início: Assim que o candidato selecionado for identificado. Nota Importante Todos os candidatos devem residir em Angola e possuir documentação legal válida para exercer actividade profissional no país. Informações Adicionais Apostamos no seu desenvolvimento!Acreditamos no potencial das pessoas e promovemos oportunidades de aprendizagem, crescimento e desenvolvimento contínuo ao longo da carreira.Valorizamos a diversidade! Na Saipem, acreditamos que a inovação prospera através da diversidade. A nossa cultura assenta no respeito mútuo, colaboração, inclusão e na convicção de que as diferenças impulsionam o nosso progresso. Segurança e Sustentabilidade são importantes para nós! Operando em ambientes exigentes e desafiantes, mantemos o foco na proteção das pessoas, dos ativos e do meio ambiente, promovendo os mais elevados padrões de segurança e sustentabilidade.