Office Koordinator*in

Vollzeit

Sie möchten in einem internationalen Umfeld Wissenschaftler*innen unterstützen und sorgen mit Ihrem Organisationstalent dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft?

• Betreuen unserer internationalen Wissenschaftler*innen im Arbeitsalltag (z.B. Terminmanagement, Korrespondenz, Reiseorganisation, organisatorische Unterstützung)
• Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie beim Budgetmonitoring, Bestellungen und Abrechnungen
• Koordination von eigenständigen organisatorischen und administrative Aufgaben
• Managen von digitalen Büroabläufen, pflegen Unterlagen, bereiten Daten für Berichte auf und koordinieren mit den IT-Services
• Sicherstellen der reibungslosen Kommunikation zu unseren internationalen Gästen, den WU-internen Abteilungen sowie unseren internen und externen Partner*innen
• Organisieren von Events aller Art, von Meetings über Klausurtagungen bis Workshops und Konferenzen mit internationalen Teilnehmer*innen
• Kümmern sich gemeinsam mit dem Team um alle anfallenden organisatorischen Aufgaben im Office (z. B. Front Office, Gästeempfang, Website-Inhalte, Infrastrukturthemen etc.)

Erfahrung und Qualifikationen

• Ausbildung: Maturaabschluss, gerne im kaufmännischen Bereich
• Mehrjährige einschlägige administrative Berufserfahrung
• Erfahrung im universitären Umfeld ist von Vorteil
• Gut Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office, insbesondere auch Excel)
• Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Tools (z.B. Lehrverwaltungstools wie Canvas, Sharepoint, Typo3)

Sozialleistungen

• Monatliches Mindestentgelt: 2.993,50 Euro brutto
• Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen
• Viele attraktive Sozialleistungen (Betriebsarzt, Sportangebote, Essenszuschuss, Mitarbeiter-Rabatte)

Arbeitsumgebung

• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Wichtige Informationen

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.993,50 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden? Dann bewerben Sie sich bis spätestens 09.09.2026 (Kennzahl: 2887).

Wir freuen uns auf Sie!

Die WU schätzt Diversität und Inklusion und bemüht sich aktiv um ein vielfältiges Team.