Koordinator*in Veranstaltungsmanagement

About the role

Wir suchen Verstärkung im Veranstaltungsmanagement. Sie wollen in einem dynamischen Team die Infrastruktur für Veranstaltungen an der WU koordinieren und als Schnittstelle zwischen Event und Location tätig sein?

Responsibilities

• Raumanagement: Sie buchen Veranstaltungs- und Lehrräume für Veranstaltungen
• Location Begehungen: Sie machen Begehungen der Räume mit internen und externen Kund*innen
• Koordination und Verwaltung: Sie übernehmen die Koordination der Infrastruktur für Veranstaltungen
• Administration: Sie erledigen allgemeine administrative Agenden wie Angebots- und Vertragswesen, Leistungsübersichten, Rechnungslegung sowie die Abwicklung interner Prozesse
• Kommunikationsschnittstelle: Sie sind die Schnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Dienstleister*innen; Sie beauftragen und koordinieren diverse Dienstleistungen und betreuen Kunden*innen
• Unterstützung: Sie unterstützen die Abteilungsleitung gemeinsam mit 2 Teamkolleg*innen bei administrativen Aufgaben
• Abteilungshomepage: Sie halten unsere Abteilungshomepage auf dem neuesten Stand, sodass unsere Services stets aktuell sind
• Raumbuchungssoftware Momentus: Sie sind an der Weiterentwicklung unserer Buchungssoftware Momentus involviert

Requirements

• Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Einschlägige Berufserfahrung: 1-2 Jahre von Vorteil
• Sprachkompetenz: Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Arbeitsweise: Sie haben sehr gute organisatorische Fähigkeiten und arbeiten genau und strukturiert
• Hohes Engagement: Sie haben eine hohe Leistungsbereitschaft, Engagement und arbeiten gut und gerne in einem Team
• Kommunikation: Freude am Umgang mit Menschen, sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit
• IT-Anwender*innenkenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel und Power Point) und haben Interesse an Programmaktualisierungen (z.B.: Typo-3, Buchungssoftware Momentus, etc.)

Benefits

• 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Pay

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.993,50 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Schedule

Vollzeit, 40 Stunden/Woche, ab 14.09.2026 ersatzmäßig befristet bis 29.02.2028

Publizierung bis: 02.09.2026