Assistant(e) de Direction Réseau

Pays

Tunisie

Ville

TUNIS

Lieu de travail

TUNIS-RUE DU LAC HURON(TUN)

Société employeur

TotalEnergies Marketing Tunisie

Domaine

Assistance / Secrétariat

Type de contrat

CDI

Expérience

Moins de 3 ans

Responsabilités

• Assurer une interface entre toutes les Directions.
• Aider le Directeur et coordonner avec les autres collaborateurs de la Direction.
• Administration / Finance:
  • Etablissement des BC Réseau et assurer leurs traitements jusqu'à la facturation et paiement du fournisseur.
  • Etablissement des courriers, mémos...
  • Réception des appels téléphoniques et filtration.
  • Reception, Dispatching, classement et traitement des courriers, factures, Fiches clients, Fiches Fournisseurs, mémos...
  • Tenir un état de suivi des courriers de la DR de la réception du courrier jusqu’à clôture.
  • Mise en place et suivi d’un plan d’actions des taches à réaliser par chaque membre de la Direction Réseau.
  • Assister la Direction Réseau (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparations des réunions, accueil, organisation des séminaires...).
• RH:
  • Gestion des congés / ordres de mission / notes de frais de la DR.
  • Suivi relatif aux kilométrages par rapport à la consommation cartes mensuels pour tous les collaborateurs itinérants de la Direction Réseau...
• Intérim:
  • Back office Réseau en cas d’absence, service client & ADV en cas de besoin.
  • Suivre des activités réseau, reporting et coordination transverse:
  • Assurer la mise à jour des KPI et le suivi des plans d’actions relatifs aux activités de formation et de service client.
  • Garantir le suivi administratif des formations réseau (réservations, commandes, archivage…).
  • Préparer les reportings périodiques à destination du Directeur Réseau.
  • Produire les synthèses pour les réunions réseau et suivre la mise en œuvre des plans d’actions.
  • Animer la transversalité entre les équipes de la Direction Réseau en assurant la coordination des sujets communs, la circulation fluide de l’information, le suivi des actions transverses et l’alignement des parties prenantes sur les objectifs et priorités réseau.
  • Coordonner les sujets transverses en assurant l’interface entre les équipes et le suivi des actions.
  • Assurer le classement et l’archivage structuré des documents et reportings liés aux activités réseau.

Qualifications

• Diplôme de Licence en gestion : commerciale, finance, ou équivalent
• Une première expérience dans un poste simialire est fortement souhaitée
• Maîtriser des outils informatiques
• Faire preuve d’une bonne organisation
• Être capable de travailler en équipe