Asistente de Gerente de Proyecto

About the role

HEI ha sido un líder indiscutible en contrataciones por más de 50 años, con operaciones en Arizona, las Carolinas, Colorado y Texas. Como una empresa destacada en construcción civil, estamos dedicados a transformar paisajes en estas regiones y queremos que te unas a nuestro equipo. Con un enfoque incansable en la seguridad, las personas, la calidad y la producción, abordamos diversos proyectos que van desde carreteras y puentes hasta infraestructura de agua y restauración ambiental. ¡Prepárate para descubrir tu verdadero potencial y sumérgete en el emocionante mundo de HEI Civil! ¡Estamos buscando a alguien excepcional para unirse a nuestro equipo!

Responsibilities

• Registro de nuevos proyectos en el servidor en la nube (Cloud Server)
• Mantener el cronograma maestro de proyectos (Master Job Schedule)
• Importar nuevos proyectos al software Heavy Jobs y a Spectrum
• Crear informes de proyecto
• Crear y dar seguimiento a todas las órdenes de trabajo del proyecto (menores a $10K)
• Crear y mantener órdenes de compra aprobadas dentro de Spectrum
• Crear subcontratos y gestionar subcontratistas dentro del Subcontractor Kiosk
• Apoyar a los superintendentes con la adquisición de materiales para los proyectos (según se necesite)
• Crear Job Books, rastreadores de proyecto (Project Trackers) y cronogramas para el PME y los superintendentes
• Apoyar al PME en la creación y entrega de la reunión de traspaso del proyecto (hand‑off meeting) y toda la documentación relacionada
• Asistir a reuniones previas a la construcción (pre‑cons), tanto internas como externas
• Apoyar a los superintendentes con el video/fotos previos al inicio de obra (Pre‑Job) del sitio del proyecto (según se necesite)
• Ayudar a compilar y mantener toda la documentación del proyecto en las carpetas correspondientes
• Preparación, finalización, seguimiento y procesamiento de documentos de submittals
• Dar seguimiento al cumplimiento de HUB y realizar RFC's a los planes de cumplimiento
• Realizar GFE's en todos los proyectos nuevos, RFC's y licitaciones
• Confirmar que todos los MSA's estén firmados y compilados antes de iniciar la construcción
• Apoyar al PME con la coordinación de permisos y renovaciones de permisos
• Take‑Off's (cuantificación de materiales)
• Mantener actualizado el software Heavy Jobs con CO's, XW, etc.
• Dar seguimiento a todos los RFI's y órdenes de cambio (Change Orders) — bitácora, Spectrum y HCSS
• Imprimir planos
• Mantener las carpetas de proyecto, el listado de proyectos y los archivos electrónicos de planos/contratos
• Apoyar al PME/Estimador con datos y documentación de licitaciones
• Apoyar al PME con la preparación de la documentación mensual de solicitudes de pago (waivers, formularios HUB, etc.) y enviarla al Especialista de ARO
• Otras funciones según lo asignado

Requirements

• Excelentes habilidades comprobadas de comunicación escrita y verbal
• Capacidad para desempeñarse bien bajo presión con múltiples proyectos y plazos
• Persona respetuosa, confiable y responsable, que trabaja bien en equipo
• Debe ser proactiva y buena planificadora, con gran atención al detalle y capacidad para organizar y priorizar
• Mantener la confidencialidad de la información corporativa de HEI
• Capacidad para trabajar de forma independiente, tomando la iniciativa para llevar los asuntos hasta su conclusión
• Fuerte orientación al servicio al cliente con una actitud positiva
• Demostrar un fuerte sentido de responsabilidad, asumiendo la propiedad (ownership) de los proyectos y resolviendo problemas de forma proactiva
• Capacidad para evaluar información, anticipar problemas y resultados, y tomar decisiones efectivas
• Familiaridad práctica con diversas aplicaciones informáticas, incluyendo procesamiento de texto, bases de datos, hojas de cálculo, manejo de imágenes y telecomunicaciones; dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, MS Access u otras bases de datos), PowerPoint y Adobe Acrobat Professional o software similar
• Capacidad para trabajar e interactuar de forma profesional y efectiva con personal de todos los niveles
• Capacidad para cumplir con los plazos establecidos y trabajar en equipo en un entorno de oficina profesional
• Habilidad para tratar con las personas de manera cortés y con tacto
• Capacidad demostrada para revisar una amplia variedad de documentos

Education and Experience

• Educación: Mínimo Licenciatura (se prefiere título en Gestión de la Construcción)
• Experiencia: Mínimo tres años de experiencia en la industria de la construcción