Administration und Organisation des Lehrstuhlsekretariats (m/w/d)

Beschreibung Facebook Twitter LinkedIn Administration und Organisation des Lehrstuhlsekretariats (m/w/d) 50 % ( ab 01.11.2026, unbefristet) Ihre Aufgaben Sekretariat & Kommunikation - Sie sind die zentrale Anlaufstelle für den Lehrstuhl und den Kernhaushalt und verantworten die Termin- und Reiseplanung für die Lehrstuhlinhaberin/den Lehrstuhlinhaber. Dabei pflegen Sie eine hochprofessionelle, verbindliche Kommunikation mit Lehrstuhlpartnern, Gremien und externen Kontakten und vertreten den Lehrstuhl nach aussen souverän in Wort und Schrift.Personaladministration - Sie betreuen die Spesenabrechnungen und Zeiterfassung für studentische Hilfskräfte und Mitarbeitende, begleiten Vertragserstellungen und den Bewerbungsprozess und unterstützen bei PersonalanlässenFinanz- und Rechnungsadministration - Sie kontrollieren und kontieren Kreditkartenbelege und Rechnungen, betreuen die Finanzportale und übernehmen die administrative Abwicklung für die Fördervereinigung (Beiträge, Saldenliste, Jahresabschluss).Büroorganisation & IT-Koordination - Sie organisieren die Büroinfrastruktur inkl. Bestellungen (Material, Geräte, Zubehör), koordinieren einfache IT-Anliegen wie Software-Lizenzen, Mailgruppen und Zugriffsrechte und sorgen für eine einladende Atmosphäre in der Begegnungszone.Sonderaufgaben & Jahresprojekte - Sie unterstützen bei wiederkehrenden Grossprojekten wie der Organisation unserer jährlichen Fachtagung, der Erstellung des Jahresberichts sowie bei unseren Social Media- und Medienauftritten. Ihr Profil Kaufmännische GrundbildungBerufserfahrung in der Administration und Organisation eines SekretariatsSprachkenntnisse: Deutsch (fliessend), Englisch (in Wort und Schrift)Sehr gute IT-Anwender Kenntnisse (affin mit neuen Programmen)Freundliches, kommunikatives Auftreten, schnelle Auffassungsgabe, vernetztes Denke, DienstleitungsorientiertHohe Teamfähigkeit, Integration in bestehendes Team Wir erforschen und gestalten resiliente, nachhaltige und digitale Supply Chains in einem zunehmend komplexen und volatilen Umfeld. Im Zentrum stehen integrierte Produktions-, Logistik- und Innovationssysteme, die ökologische, ökonomische und soziale Zielsetzungen vereinen. Unsere Arbeiten verbinden analytische Modelle, datengetriebene Methoden und simulationsbasierte Ansätze mit realen Fallstudien und Pilotprojekten. Dabei adressieren wir Risiken, Regulierung und Governance ebenso wie technologische und organisatorische Innovationen. Ein besonderer Fokus liegt auf kooperativen, zirkulären und plattformbasierten Geschäftsmodellen. Neue Technologien wie KI, digitale Zwillinge und Industrial Data Spaces werden systematisch in Planung, Steuerung und Entscheidungsfindung integriert. Gleichzeitig rücken wir den Menschen und vertrauenswürdige, rechtskonforme KI in den Mittelpunkt hybrider Intelligenzsysteme. In enger Zusammenarbeit mit Unternehmen, öffentlichen Akteuren und internationalen Partnern entwickeln wir zukunftsfähige Lösungen für globale Supply Chains.Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung gerne unter Angabe der Stellen-ID