Project Management Office (PMO) - Officer

Role Purpose

El Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyectos brinda apoyo operativo, analítico y administrativo para asegurar la planificación, implementación y monitoreo efectivo de los proyectos de acuerdo con las políticas de UNOPS y los requerimientos de los clientes/socios. El titular apoya la gestión de datos, informes, adquisiciones, actividades financieras y/o logísticas que contribuyen a la entrega eficiente del proyecto. El rol recopila, valida y analiza los datos del proyecto, generando conocimientos e informes para informar la toma de decisiones basada en evidencia y mejorar el desempeño. El Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyectos facilita la coordinación entre los equipos del proyecto, los socios y las unidades de servicios de apoyo, asegurando la implementación oportuna de las actividades y el cumplimiento de los procedimientos establecidos. El titular también puede realizar misiones de campo para apoyar la recopilación de datos, capacitación y compromiso con las partes interesadas, ayudando a fortalecer los sistemas, procesos y herramientas de informes del proyecto.

Functions / Key Results Expected

Gestión de Datos, Análisis e Informes

• Recopilar, limpiar, estructurar y validar los datos del proyecto para garantizar la precisión, consistencia y confiabilidad.
• Desarrollar y mantener bases de datos, tableros y sistemas de gestión de información para el seguimiento del proyecto en tiempo real.
• Realizar análisis estadísticos y cualitativos para identificar tendencias, generar conocimientos e informar la toma de decisiones.
• Apoyar la preparación de informes analíticos y visuales, resúmenes y presentaciones para las partes interesadas internas y externas.
• Implementar herramientas automatizadas y sistemas de visualización, por ejemplo, Power BI, Looker Studio, etc., para mejorar la accesibilidad e interpretación de los datos.
• Garantizar rigurosos controles de calidad de los datos y validación de las fuentes de datos y herramientas.

Implementación del Proyecto y Apoyo Operativo

• Apoyar la planificación, el presupuesto y la ejecución del proyecto, garantizando el cumplimiento de los procedimientos de UNOPS y los requisitos de los clientes/donantes.
• Preparar la documentación del proyecto, incluyendo Términos de Referencia (ToRs), acuerdos, presupuestos y solicitudes de adquisiciones.
• Asistir en la coordinación de talleres, misiones y consultas con las partes interesadas, incluyendo los arreglos de viaje y logística.
• Servir de enlace con las unidades de servicios de apoyo en los procesos de adquisiciones, contratación y pago, garantizando el cumplimiento de los estándares de UNOPS.
• Realizar el seguimiento de los hitos, productos y entregables del proyecto, y alertar a la gerencia sobre retrasos o riesgos.

Coordinación de Adquisiciones, Financiera y Administrativa

• Apoyar la preparación y monitoreo de los planes de adquisiciones y talleres, asegurando la alineación con las necesidades del proyecto.
• Realizar investigaciones de mercado, apoyar los procesos de solicitud y asistir en la evaluación de ofertas y administración de contratos.
• Monitorear la utilización del presupuesto del proyecto, revisar informes financieros y mantener documentación precisa para auditorías e informes.
• Procesar viajes, reclamos de gastos y transacciones financieras relacionadas en cumplimiento con las políticas organizacionales.

Monitoreo, Evaluación y Apoyo a las Decisiones Estratégicas

• Desarrollar y mantener sistemas y herramientas de monitoreo para rastrear el progreso frente a los planes de trabajo e indicadores de desempeño.
• Contribuir al desarrollo de modelos predictivos y analíticos para apoyar la planificación estratégica y las proyecciones.
• Apoyar las evaluaciones internas y las revisiones de desempeño basadas en datos para evaluar los resultados e impacto del proyecto.
• Proporcionar aportes oportunos para los informes corporativos y de donantes, garantizando el rigor analítico y el cumplimiento de los estándares de informes.

Construcción e Intercambio de Conocimientos

• Apoyar la organización, facilitación y entrega de sesiones de capacitación y aprendizaje sobre gestión de proyectos.
• Participar en iniciativas de intercambio de conocimientos y Comunidades de Práctica (CoPs), aportando conocimientos y lecciones aprendidas.
• Realizar investigaciones sobre temas relacionados con la gestión de proyectos y contribuir a la redacción de informes, resúmenes y notas informativas.

Education Requirements

Required: Título de Licenciatura (equivalente a Bachelor's degree) en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Economía, Ingeniería Civil o en Construcción, Ingeniería Industrial o un campo relacionado, con 2 años de experiencia relevante.

Desired: Título de Maestría (equivalente a Master's degree) en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Economía, Ingeniería Civil o en Construcción, Ingeniería Industrial o un campo relacionado. Certificado profesional en Gestión de Proyectos.

Required Experience

Mínimo 2 años de experiencia relevante brindando apoyo a la gestión de proyectos de obras de infraestructura, con énfasis en el control de información financiera, elaboración de informes, enlace con procesos de adquisiciones y soporte administrativo-logístico general.

Desired Experience

• Experiencia en la generación y compilación de informes complejos.
• Conocimiento comprobado de las normas y reglamentos de UNOPS en gestión de recursos humanos, adquisiciones, finanzas y administración.
• Experiencia de trabajo en el Sistema de Naciones Unidas.