Büroassistenz (Teil- oder Vollzeit)

Über das Unternehmen

Weidner HVI ist ein angesehenes Unternehmen im Bereich der Immobilienverwaltung und Immobilienmanagements mit Unsere Fachkompetenz erstreckt sich auf die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) und Immobilienmaklerdienstleistungen.

Über die Rolle

Wir suchen eine engagierte Büroassistenz in Teilzeit, die unser Team in Filderstadt unterstützt und dazu beiträgt, unseren Erfolg weiter auszubauen. Die Rolle ist abwechslungsreich und ideal für jemanden, der nicht nur am Schreibtisch arbeiten möchte, sondern auch eigenverantwortlich und kommunikativ im dynamischen Umfeld des Immobilienwesens tätig sein will.

Wir suchen Sie, wenn Sie folgende Eigenschaften mitbringen:

• Eigenverantwortliches und sorgfältiges Arbeiten
• Organisationstalent und ausgezeichnete Koordinationsfähigkeiten
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit anderen
• Interesse an einer abwechslungsreichen Tätigkeit
• Sicherer Umgang mit Zahlen und solide mathematische Fähigkeiten

Verantwortlichkeiten

• Allgemeine Büroorganisation, einschließlich Dateiverwaltung und Dokumentenablage
• Terminplanung und -verwaltung für Termine und Besprechungen
• Unterstützung des WEG-Verwaltungsteams bei administrativen Aufgaben:
  • Bearbeitung und Weiterleitung von eingehenden Anrufen und E-Mails
  • Korrespondenz und Konfliktmanagement mit Eigentümern, Mietern, Dienstleistern, Behörden und Dritten
  • Überwachung von Zahlungseingängen, Bearbeitung von Rechnungen, laufende Buchhaltung sowie Unterstützung bei der Erstellung von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen
  • Organisation und Koordination von Reparaturen, Instandhaltungen und Versicherungsfällen
  • Planung und Organisation von Eigentümerversammlungen
  • Überwachung und Verwaltung aller Verträge wie z.B. Versicherungen sowie Service- und Dienstleistungsverträgen
  • Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen Geschäftsdokumenten
  • Empfang von Kunden und Geschäftspartnern sowie Bereitstellung von Unterstützung
  • Koordination von Bürobedarf und Bestellungen

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer Büroassistenz- oder verwandten Position
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen für Projekt- und Aufgabenmanagement
• Beherrschen von Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) und idealerweise Kenntnisse im Umgang mit Google Workspace (E-Mail, Kalender, Drive, …)
• Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Organisierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Flexibilität und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Teamfähigkeit und Engagement für hervorragenden Kundenservice
• Grundwissen in Computerwesen (Funktionsweise, Netzwerke, Datenbanken, usw.)
• Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Rechtschreibung und Grammatik), routiniert im 10-Finger-Tastaturschreiben
• Führerschein Klasse B

Qualifikationen

• Kenntnisse im Bereich von Infrastrukturen und Haustechniken in Wohngebäuden, gutes technisches Verständnis
• Erfahrung mit Hausverwaltungssoftware und HBCI-Bankschnittstellen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2 Niveau)
• Kenntnisse im Bereich Online-Marketing, Blog, Social-Media

Benefits

• Moderner, gut ausgestatteter Arbeitsplatz
• Möglichkeit, eigene Erfahrungen und Fähigkeiten einzubringen
• 30 Tage Jahresurlaub
• Unbefristeter Arbeitsvertrag in einer krisensicheren Branche

Pay

Ab 24.000,00 € brutto pro Jahr, Einstiegsgehalt je nach Qualifikation.

Schedule

Flexible Arbeitszeit von 25-30 Stunden pro Woche, anpassbar je nach Bedarf und Vereinbarung.